E-Rechnung verstehen

E-Rechnung oder ZUGFeRD-Rechnung erstellen ohne teure Software: ehrlicher Überblick über Buchhaltungsprogramme, kostenlose Generatoren, den Pflichtangaben-Check und warum Word oder PDF nicht reichen.

Welche Formate gelten als elektronisches Rechnungsformat nach § 14 UStG: XRechnung (XML), ZUGFeRD/Factur-X (PDF+XML) — und warum ein normales PDF oder Scan nicht reicht.

EN 16931 ist die europäische Norm, auf die jede deutsche E-Rechnung zurückgeht. Was sie regelt, aus welchen Teilen sie besteht und was „konform" bei XRechnung und ZUGFeRD bedeutet.

ZUGFeRD ist eine PDF-Rechnung mit eingebauten Daten. Was das Format kann, welche Version und welches Profil für die E-Rechnungspflicht zählt, und wie Sie eine ZUGFeRD-Datei öffnen und prüfen.

So stellen Sie eine XRechnung an den Bund: die Portale ZRE und OZG-RE, die Leitweg-ID richtig eintragen, Schwellenwerte und der häufigste Fehler BR-DE-15.

E-Rechnungen müssen 8 Jahre unverändert aufbewahrt werden, und zwar als XML-Original. Was revisionssicher heißt, warum der E-Mail-Ordner nicht reicht und wie eine bezahlbare Lösung aussieht.

Wie eine E-Rechnung von innen aussieht: XRechnung-Beispiel mit erklärtem XML, Pflichtangaben-Tabelle und gültigen Beispieldateien zum Download.

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Was das konkret heißt, was ein E-Mail-Postfach abdeckt und was nicht.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für wen? Alle Fristen und Ausnahmen in einer Tabelle: Empfangspflicht seit 2025, Ausstellungspflicht ab 2027 bzw. 2028, Sonderregeln für Kleinunternehmer.

Kann man ein PDF in eine XRechnung umwandeln? Warum die ehrliche Antwort „nicht direkt“ lautet, welche Wege wirklich funktionieren und wo die Fallen liegen.

Beide sind gültige E-Rechnungen nach EN 16931, aber sie funktionieren verschieden: XRechnung ist reines XML, ZUGFeRD ein PDF mit eingebauten Daten. Welches Format wann das richtige ist.