Was ist ZUGFeRD? Format, Versionen und Profile einfach erklärt

ZUGFeRD ist ein deutsches Rechnungsformat, das zwei Dinge gleichzeitig ist: eine ganz normale PDF-Rechnung, die man ansehen und ausdrucken kann, und eine Datendatei, die eine Buchhaltungssoftware automatisch einliest. Beides steckt in derselben Datei. Der Name steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland" — das klingt sperrig, gemeint ist einfach: ein Standard dafür, wie Rechnungsdaten in ein PDF eingebettet werden.

Wie ZUGFeRD technisch aufgebaut ist

Eine ZUGFeRD-Datei ist ein PDF/A-3. PDF/A ist eine Variante des bekannten PDF-Formats, die für die Langzeitarchivierung gemacht ist — Schriftarten und Layout bleiben fest eingebettet, damit die Datei in zehn Jahren noch genauso aussieht wie heute. Die Ergänzung „A-3" erlaubt zusätzlich, beliebige andere Dateien in das PDF einzubetten. Genau das nutzt ZUGFeRD: Im Inneren des PDFs steckt eine XML-Datei mit denselben Rechnungsdaten, die auch sichtbar auf der Seite stehen — Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze, Positionen.

Öffnet man die Datei in einem gewöhnlichen PDF-Betrachter, sieht man nur die Rechnung, wie man sie kennt. Die eingebettete XML-Datei fällt niemandem auf, der nicht gezielt danach sucht. Eine Buchhaltungssoftware dagegen erkennt das Anhang-XML, liest es aus und trägt Rechnungsnummer, Beträge und Positionen automatisch ein — ohne Abtippen.

Versionen: 1.0, 2.x und Factur-X

ZUGFeRD gibt es seit 2014, die erste Version 1.0 ist heute veraltet und für die gesetzliche E-Rechnungspflicht nicht mehr zulässig, weil sie nicht der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

Seit Version 2.0 (2019) ist ZUGFeRD technisch identisch mit dem französischen Pendant Factur-X — beide Länder haben sich auf ein gemeinsames Datenmodell geeinigt. Eine Factur-X-Datei aus Frankreich und eine ZUGFeRD-2.x-Datei aus Deutschland sind im Kern dieselbe Datei, nur mit unterschiedlichem Namen für dasselbe Format. Für Sie heißt das: Software, die „Factur-X" erzeugt oder liest, kann in aller Regel auch ZUGFeRD.

Die Profile: nicht jedes ZUGFeRD ist gleich viel wert

Der Punkt, an dem die meisten Missverständnisse entstehen: ZUGFeRD ist kein einzelnes festes Format, sondern eine Familie von Profilen. Ein Profil legt fest, wie viele Datenfelder in der eingebetteten XML-Datei stehen müssen. Je „größer" das Profil, desto vollständiger die Daten.

Das ist der wichtigste Satz in diesem Artikel: Nur die Profile EN 16931 und EXTENDED erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung nach § 14 UStG. MINIMUM, BASIC-WL und BASIC sind zwar technisch ZUGFeRD-Dateien mit eingebettetem XML, gelten aber rechtlich weiterhin nur als „sonstige Rechnung" — so, als hätte man ein normales PDF ohne eingebettete Daten verschickt. Wer ZUGFeRD-Rechnungen erzeugt, sollte deshalb aktiv prüfen, welches Profil die eigene Software ausgibt, statt sich auf den Namen „ZUGFeRD" allein zu verlassen.

Am schnellsten geht die Prüfung über unseren Validator: Datei hineinziehen, und er zeigt an, welches Profil erkannt wurde und ob es für die E-Rechnungspflicht reicht — bei Fehlern schlägt er passende Korrekturen vor.

Wie Sie eine ZUGFeRD-Datei öffnen und prüfen

1. Als Rechnung ansehen: Jeder normale PDF-Betrachter reicht — Adobe Reader, der Browser, das PDF-Vorschauprogramm des Betriebssystems. Sie sehen die Rechnung wie gewohnt.
2. Prüfen, ob wirklich Daten eingebettet sind: Manche PDF-Programme zeigen unter „Anhänge" oder „Dateianlagen" das eingebettete XML an. Sichtbar ist es nicht immer auf den ersten Blick.
3. Auf Gültigkeit prüfen: Nur ein Validator kann verlässlich sagen, ob das eingebettete XML vollständig ist und welchem Profil es entspricht. Unser Validator macht das kostenlos und erklärt Fehlercodes verständlich — eine Übersicht aller Codes gibt es im Fehlercode-Verzeichnis.
4. Als reine Rechnung anzeigen lassen: Über den Viewer lässt sich das eingebettete XML separat rendern, unabhängig vom sichtbaren PDF-Layout — praktisch, um zu prüfen, ob beide Seiten der Datei übereinstimmen.

Wer selbst mit Beispieldateien üben möchte, findet auf der Beispiele-Seite eine gültige ZUGFeRD-PDF im Profil EN 16931 zum Herunterladen.

ZUGFeRD oder XRechnung — was ist der Unterschied?

Kurz gesagt: gleicher Norminhalt, unterschiedliche Verpackung. XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne sichtbares Layout, ZUGFeRD ein PDF mit eingebettetem XML. Für Rechnungen an Unternehmen ist ZUGFeRD im Alltag oft praktischer, weil beide Seiten — Mensch und Maschine — bedient sind. Für Rechnungen an Bundesbehörden wird meist ausdrücklich XRechnung verlangt. Der vollständige Vergleich mit Tabelle steht im Artikel XRechnung oder ZUGFeRD — der Unterschied.

Häufige Fragen

Ist jedes PDF mit Rechnungsdaten automatisch ZUGFeRD? Nein. Ein gewöhnliches PDF ohne eingebettetes XML ist kein ZUGFeRD, egal wie gut es aussieht. Entscheidend ist die eingebettete Datendatei, nicht die Optik.

Kann ich eine ZUGFeRD-Datei mit Word oder Excel öffnen? Nein, das sind PDF-Dateien. Zum Ansehen genügt ein PDF-Betrachter, zum Auslesen der eingebetteten Daten braucht es Buchhaltungssoftware oder einen Validator.

Reicht ZUGFeRD 1.0 noch für 2026? Nein. Version 1.0 entspricht nicht der EN 16931 und gilt nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Für Neuerstellung ist mindestens Version 2.1 im Profil EN 16931 nötig.

Ist Factur-X dasselbe wie ZUGFeRD? Technisch ja, ab ZUGFeRD 2.0. Beide Standards wurden zwischen Deutschland und Frankreich vereinheitlicht.

Dieser Artikel ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für die verbindliche Einordnung Ihres Falls wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung.

Quellen

• FeRD: ZUGFeRD-Format
• KoSIT: Standard XRechnung
• Bundesfinanzministerium: FAQ zur E-Rechnung (abgerufen 14.08.2026)
• § 14 UStG