E-Rechnung Format: XRechnung, ZUGFeRD und was keine E-Rechnung ist

„Elektronisches Rechnungsformat" klingt nach einer offenen Frage mit vielen Antworten. Ist aber keine: Der Gesetzgeber hat den Begriff eng gefasst. Nicht jede Datei, die per E-Mail kommt, ist eine E-Rechnung — und nicht jedes XML ist automatisch gültig. Hier die Formate im Überblick, mit dem, was jeweils dahintersteckt.

Die Grundregel zuerst

Seit dem 01.01.2025 gilt: Eine E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG ist eine Rechnung mit strukturierten Daten nach der europäischen Norm EN 16931. Strukturiert heißt: Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersätze und Positionen stehen als benannte Datenfelder in der Datei, nicht nur als Text auf einer Seite. Nur so kann Buchhaltungssoftware die Rechnung automatisch einlesen, statt dass ein Mensch sie abtippt.

Für diese strukturierten Daten gibt es in Deutschland zwei anerkannte Formate.

XRechnung: reines XML

Die XRechnung ist eine XML-Datei ohne sichtbares Layout. Öffnet man sie im Editor, sieht man Programmcode, keine Rechnung zum Lesen. Das ist Absicht — die Datei ist für Software gemacht.

XRechnung liegt intern in einer von zwei Syntaxen vor:

• UBL (Universal Business Language) — die gängigere der beiden Varianten.
• CII (Cross Industry Invoice) — dieselben Inhalte, andere Feldnamen und Struktur.

Beide Syntaxen tragen dieselben Pflichtangaben nach EN 16931, nur anders benannt und angeordnet. Ein XRechnung-Standard, herausgegeben von der KoSIT, legt zusätzlich deutsche Sonderregeln fest, etwa die Leitweg-ID für Rechnungen an Behörden. Wie eine echte XRechnung von innen aussieht, zeigt das E-Rechnung Beispiel mit Code und Erklärung Zeile für Zeile.

ZUGFeRD / Factur-X: PDF mit eingebettetem XML

ZUGFeRD (in Frankreich unter dem Namen Factur-X identisch spezifiziert) verpackt dieselben Daten anders: Es ist eine ganz normale PDF-Datei, in die zusätzlich eine XML-Datei mit den Rechnungsdaten eingebettet ist. Menschen sehen und lesen das PDF wie gewohnt, Software liest im Hintergrund das eingebettete XML.

Der Haken dabei: ZUGFeRD kennt mehrere Profile, und nicht jedes davon zählt als gültige E-Rechnung. Die schlanken Profile MINIMUM und BASIC-WL enthalten zu wenige Pflichtfelder, um EN 16931 zu erfüllen. Gültig sind erst die Profile EN 16931 (auch „COMFORT" genannt) und höher (EXTENDED). Wer ZUGFeRD-Rechnungen erzeugt oder eine Software dafür auswählt, sollte gezielt auf diese Profilbezeichnung achten.

Was ausdrücklich KEINE E-Rechnung ist

Hier passieren die meisten Missverständnisse, deshalb der Reihe nach:

• Ein normales PDF, auch wenn es hübsch formatiert ist und alle Angaben enthält — es fehlen die strukturierten Datenfelder. Rechtlich zählt es seit 2025 nur als „sonstige Rechnung".
• Ein eingescanntes Papierdokument (JPG, PNG, gescanntes PDF) — ein Bild ist für Software nicht auswertbar, egal wie gut die Auflösung ist.
• Eine Word- oder Excel-Datei — dasselbe Problem, dazu formal ungeeignet als Rechnungsformat.
• Eine E-Mail mit Rechnungsdaten im Text, ohne strukturierten Anhang.

Alle diese Formen dürfen in der aktuellen Übergangsphase mit Zustimmung des Empfängers noch verschickt werden, gelten aber nicht als E-Rechnung und erfüllen die kommende Ausstellungspflicht nicht.

Format-Check: Erfüllt es § 14 UStG?

So finden Sie heraus, welches Format eine erhaltene Datei hat

Wenn eine Rechnung im Postfach landet, hilft dieser kurze Check:

1. Endet die Datei auf .xml? Dann ist es wahrscheinlich eine XRechnung. Name und Dateiendung sind aber kein Beweis für Gültigkeit — geprüft werden muss der Inhalt.
2. Ist es ein PDF, das sich normal öffnen und lesen lässt? Dann könnte ZUGFeRD dahinterstecken. Von außen sieht man einer PDF-Datei aber nicht an, ob und welches XML darin eingebettet ist — und ob das eingebettete XML mit dem sichtbaren Text überhaupt übereinstimmt.
3. Im Zweifel: Datei in den Validator ziehen. Er erkennt automatisch, ob strukturierte Daten vorhanden sind, in welcher Syntax und welchem Profil, und zeigt an, ob alle Pflichtfelder nach EN 16931 vorhanden sind. Fehlt etwas, erklärt er den Fehlercode verständlich — eine Übersicht der häufigsten Fehler gibt es unter /fehler/.

Wer speziell eine ZUGFeRD-PDF vor sich hat und nur an die eingebetteten Daten kommen möchte, etwa um sie zu exportieren oder mit dem sichtbaren PDF zu vergleichen, kann das eingebettete XML mit dem ZUGFeRD-Extraktor herauslösen.

Häufige Fragen

Muss ich mich für eines der beiden Formate entscheiden? Zum Empfangen nicht — Sie müssen beide lesen und prüfen können, das Format bestimmt der Absender. Zum Ausstellen entscheidet meist die eigene Software oder die Zielgruppe: Behörden erwarten oft XRechnung, im B2B-Alltag ist ZUGFeRD wegen der lesbaren PDF-Ansicht häufig praktischer.

Reicht ein PDF, wenn der Empfänger zustimmt? Nur noch bis Ende der jeweiligen Übergangsfrist. Details zu den Stichtagen 2025 bis 2028 stehen in einer eigenen Übersicht — grob gilt: Empfangen von echten E-Rechnungen müssen alle Unternehmen bereits seit dem 01.01.2025, das Ausstellen wird stufenweise ab 2027 (bei Vorjahresumsatz über 800.000 €) und ab 2028 für alle Pflicht.

Sind Kleinunternehmer von den Formatregeln ausgenommen? Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind gemäß § 34a UStDV vom Ausstellen befreit und dürfen weiter formlos Rechnungen schreiben. Empfangen und im richtigen Format lesen können müssen sie trotzdem, denn Lieferanten stellen unabhängig davon auf E-Rechnung um.

Gibt es Beispieldateien zum Ausprobieren? Ja, unter /beispiele liegen gültige XRechnung- und ZUGFeRD-Testdateien zum Herunterladen und Prüfen.

Keine Steuer- oder Rechtsberatung. Dieser Beitrag erklärt technische Formate allgemeinverständlich und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.

Quellen

• Bundesfinanzministerium: FAQ zur E-Rechnung
• § 14 UStG
• KoSIT: Standard XRechnung
• FeRD: ZUGFeRD-Format