E-Rechnung erstellen (kostenlos): Die realistischen Wege für Kleinunternehmen

Wer bisher Rechnungen in Word geschrieben oder als PDF exportiert hat, steht jetzt vor einer neuen Frage: Wie kommt man an eine E-Rechnung, ohne gleich teure Software zu kaufen? Hier ein ehrlicher Überblick über die Wege, die für kleine Betriebe tatsächlich funktionieren — und die eine, die nicht funktioniert.

Zuerst die Klarstellung: Word und PDF reichen nicht

Eine E-Rechnung nach § 14 UStG braucht strukturierte Daten in einem anerkannten Format — XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931 (PDF mit eingebettetem XML). Eine Rechnung, die Sie in Word tippen und als PDF speichern, enthält keine strukturierten Datenfelder, egal wie ordentlich sie aussieht. Sie zählt seit 2025 nur als „sonstige Rechnung" und erfüllt die kommende Ausstellungspflicht nicht. Mehr zu den Formaten und was genau dazwischen den Unterschied macht, steht im Überblick der E-Rechnungsformate.

Weg 1: Die vorhandene Buchhaltungssoftware nutzen

Der einfachste Weg, wenn Sie schon eine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware nutzen: Viele aktuelle Programme haben XRechnung- oder ZUGFeRD-Export mittlerweile eingebaut oder als Update nachgerüstet. Ein Blick in die Einstellungen oder ins Änderungsprotokoll der Software lohnt sich, bevor Sie nach einer zusätzlichen Lösung suchen. Vorteil: Die Daten sind schon da, es kommt kein neues System dazu, das gepflegt werden muss.

Weg 2: Kostenlose Online-Generatoren

Für alle, die bisher ohne Software ausgekommen sind, gibt es mittlerweile mehrere kostenlose Web-Generatoren, die aus eingegebenen Rechnungsdaten eine XRechnung- oder ZUGFeRD-Datei bauen. Bevor Sie einen davon nutzen, lohnen sich drei Fragen:

• Welches Profil wird erzeugt? Nur Ausgaben im Profil EN 16931 (oder höher) bzw. als vollständige XRechnung gelten als gültige E-Rechnung. Ein Generator, der nur ZUGFeRD BASIC-WL oder MINIMUM ausgibt, erzeugt formal keine E-Rechnung — auch wenn er das Wort „E-Rechnung" im Namen trägt.
• Bleiben die Daten beim Anbieter? Rechnungsdaten enthalten Kundennamen, Beträge, teils Bankverbindungen. Bei einem kostenlosen Web-Tool lohnt ein Blick, ob die Daten nur im Browser verarbeitet werden oder auf einem Server landen und dort gespeichert bleiben.
• Ist die Ausgabe wirklich vollständig? Manche Generatoren lassen optionale Felder einfach weg, wenn sie nicht ausgefüllt wurden — das Ergebnis sieht fertig aus, ist aber unvollständig.

Deshalb gilt für jeden Generator, egal wie seriös er wirkt: Ergebnis nie ungeprüft verschicken, sondern vorher testen (siehe unten).

Rechnungs-Postfach arbeitet an einem eigenen kostenlosen Generator, der genau diese drei Punkte von vornherein sauber löst — lokale Verarbeitung, korrektes Profil, vollständige Pflichtfelder. Er ist aktuell in Arbeit; bis dahin gilt der Rat in diesem Artikel für alle verfügbaren Alternativen gleichermaßen.

Weg 3: Manuell im Voll-XML — nicht empfehlenswert

Technisch ist es möglich, eine XRechnung von Hand als XML-Datei zu schreiben. Praktisch ist das für die allermeisten kein realistischer Weg: Die Norm EN 16931 hat feste Feldnamen, feste Reihenfolgen und eine Reihe von Prüfregeln, die schon bei einem fehlenden Komma oder einer falschen Zeichenkodierung greifen. Ein einziges falsch benanntes Feld reicht für einen Validierungsfehler. Dieser Weg lohnt sich höchstens für Entwickler mit XML-Erfahrung — für den täglichen Rechnungsversand ist ein Generator oder eine Software die deutlich schnellere Lösung.

Checkliste: Diese Angaben muss die Rechnung enthalten

Unabhängig vom gewählten Weg braucht jede E-Rechnung dieselben Pflichtangaben:

Fehlt eine dieser Angaben, meldet ein Validator einen konkreten Fehlercode — eine Übersicht der häufigsten Fehlercodes mit Erklärung steht unter /fehler/.

Der wichtigste Schritt, egal welchen Weg Sie wählen

Egal ob Software, Generator oder ein Mix aus beidem: Prüfen Sie das Ergebnis, bevor Sie es verschicken. Ziehen Sie die erzeugte Datei einfach in den Validator — er prüft in Sekunden, ob alle Pflichtfelder nach EN 16931 vorhanden sind, welches Profil erkannt wurde, und erklärt jeden Fehler in verständlichem Deutsch statt in Fehlercode-Kürzeln. Das kostet eine Minute und verhindert, dass eine unvollständige Rechnung beim Kunden landet und dort den Vorsteuerabzug blockiert. Wie eine fertige, gültige XRechnung im Detail aussieht, zeigt außerdem das E-Rechnung Beispiel mit erklärtem XML und Beispieldateien zum Download.

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer überhaupt E-Rechnungen erstellen? Nein, nicht ausstellen — Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind gemäß § 34a UStDV dauerhaft vom Ausstellen befreit und dürfen weiter formlos Rechnungen schreiben. Empfangen und im richtigen Format lesen müssen Sie trotzdem, unabhängig davon.

Ab wann müssen andere Unternehmen zwingend E-Rechnungen ausstellen? Gestaffelt: Betriebe mit über 800.000 € Vorjahresumsatz ab dem 01.01.2027, alle übrigen Aussteller ab dem 01.01.2028. Bis dahin gilt eine Übergangsfrist mit Papier oder PDF, sofern der Empfänger zustimmt.

Reicht ZUGFeRD statt XRechnung, wenn ich freiwillig erstelle? Ja, sofern das Profil EN 16931 oder höher verwendet wird. Beide Formate sind der gesetzlichen Anforderung nach gleichgestellt — der Unterschied liegt nur in der Verpackung, nicht in der Gültigkeit.

Was, wenn der erzeugte Generator-Export im Validator durchfällt? Dann fehlt eine Pflichtangabe oder das Profil ist zu schwach. Der Fehlercode im Validator zeigt genau, welches Feld betroffen ist — meist lässt sich das direkt im Generator nachtragen und neu exportieren.

Keine Steuer- oder Rechtsberatung. Dieser Beitrag beschreibt technische Wege zur E-Rechnungserstellung allgemeinverständlich und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.

Quellen

• Bundesfinanzministerium: FAQ zur E-Rechnung
• § 14 UStG · § 34a UStDV
• KoSIT: Standard XRechnung
• FeRD: ZUGFeRD-Format